DL DMS Aktenverwaltung

Ein modernes System für das Dokumentenmanagement und die Repräsentation von Arbeitsprozessen.

Um als Blinder unter heutigen beruflichen Anforderungen wettbewerbsfähig arbeiten zu können, ist es mit dem Einsatz eines ScreenReaders und einer Braillezeile nicht mehr getan. Die Anforderungen sind erheblich gestiegen. Vielmehr werden Softwarekomponenten benötigt, durch die Arbeitsprozesse nachgebildet und unterstützt werden. Informationen, die zusammen gehören, seien es Kontaktdaten oder Dokumente müssen von der Software in einen sinnvollen Zusammenhang gebracht werden. Ohne die Abbildung der Zusammenhänge entstehen zwangsläufig ineffiziente Suchvorgänge. Der Arbeitsprozess, der sog. Work Flow muss von der Software repräsentiert werden, damit sich der Anwender auf seine Arbeit konzentriert und nicht Zeit mit Suchen vergeudet. Ohne derartige Werkzeuge würde der Arbeitsprozess dem eines Sachbearbeiters gleichen, der sein Büro wegen jedem einzelnen Schriftstück verlässt, um es im Keller in der Registratur zu suchen. Erst wenn er alles beisammen hat, kann er anfangen, einen Vorgang zu bearbeiten. Danach geht er wieder ins Archiv und legt alle Schriftsätze einzeln und verstreut ab.

Mit DL DMS haben wir ein System entwickelt, welches zwei grundlegende Anforderungen erfüllt:

Das System generiert sinnvolle Zusammenhänge zwischen Dokumenten und bildet Arbeitsabläufe ab, wodurch sich der blinde Anwender auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann.

Die Bedieneroberfläche enthält eine Vielzahl speziell für blinde entwickelter Funktionen, die ein von verschiedenen ScreenReadern unabhängiges, effizientes Arbeiten ermöglichen. Diese besonderen Optimierungen des Userinterfaces haben ausschließlich Vorteile für Blinde und keinerlei Nacchteile für Sehende. Zu diesem Thema gibt es ein gesondertes Informationsblatt.

Die Funktionalität

DL DMS beinhaltet eine Aktenverwaltung, eine Adressverwaltung, ein Dokumentenmanagementsystem und einen Kontaktmanager. Als Akte wird ein Fall bzw. ein Vorgang bezeichnet. Das System ist modular aufgebaut und wurde insbesondere für den Einsatz im Bereich der juristischen Sachbearbeitung entwickelt.

Eine Akte kann beliebig viele Dokumente enthalten und mit belibigen Adressen in Verbindung gesetzt werden. Die Dokumente können verschlagwortet und mit Annotationen versehen werden. Das System kann alle Bearbeitungsstadien darstellen und an die Erledigung von Aktivitäten erinnern sowie auf Fristen hinweisen. DL DMS verwaltet die Kontakte, die für die Bearbeitung einer Akte erforderlich sind. Öffnet man einen Vorgang bzw. eine Akte, können alle in diesen Vorgang involvierten Kontakte angezeigt werden. Öffnet man umgekehrt einen Kontaktdatensatz, ist ersichtlich, in welchen Vorgängen der ausgewählte Kommunikationspartner involviert ist.

Die Aktenverwaltung verfügt über Customizing-Funktionen. Damit können Anpassungen ohne Programmierung vorgenommen werden. Sie können etwa eigene Felder, hinzufügen, die Sie aus arbeitsorganisatorischen Gründen benötigen. Diese Felder können in Auswertungs- und Übersichtslisten aufgenommen werden, um die Identifikation von Akten und/oder Bearbeitungsstadien zu erleichtern. Während bei einer dateibezogenen Arbeitsweise als Identifikationsmerkmal für ein Dokument oder eine Akte lediglich der Dateiname zur Verfügung steht, können individuell angepasste Übersichtslisten grundsätzlich alle vorhandenen Felder anzeigen. Damit sind z.B. persönliche Kommentierungen in Übersichtslisten möglich. Die übersichtslisten sind nach beliebigen Auswahlkriterien gestaltbar. Beispiel:

• Anzeige aller Akten, die im Jahr 20xy angelegt wurden.
• Anzeige aller Akten, die im Jahr 20xy abgeschlossen wurden.
• Anzeige aller Akten, die schon länger als 18 Monate offen sind.
• Anzeige aller Akten, an denen Person xy beteiligt ist.
• Anzeige aller Akten, an denen Person xy beteiligt ist.
• Anzeige aller Akten, an denen Person xy als Gutachter beteiligt ist.
• Anzeige aller Akten, die für Sitzung xy vorgesehen sind.
• Anzeige aller Akten, bei denen ein Klageverfahren anhängig ist.
• Anzeige aller Akten, an denen letzte Woche gearbeitet wurde.
• Anzeige aller Akten, bei denen ein "Input" vorliegt, z.B. der Eingang eines neuen, noch nicht ausgewerteten Schriftsatzes.
• Anzeige aller Akten, bei denen Fristen beachtet werden müssen.
• Anzeige aller Akten die ein bestimmtes Thema gemeinsam haben.
• Anzeige aller Akten, die für die nächste Sitzung vorgesehen sind, und an denen noch gearbeitet werden muss.

In den Übersichtslisten können die Namen der Beteiligten, Aktenzeichen, verschiedene Datumsangaben, Fallkategorien usw. als Erkennungsmerkmale angezeigt werden. Die Anzeigeformate sind ad hoc umschaltbar (Displaytechnik für Blinde). Damit sind verschiedene Darstellungsformen an die Braillezeile adaptierbar.

Aus den Aktenübersichten können die einzelnen Akten aufgerufen werden, um einen Zugriff auf die tieferen Informationsniveaus zu erhalten, also auf einzelne Schriftsätze, Notizen und Annotationen. Die Übersichtsfunktionen einer einzelnen Akte erlaubt wiederum die Anzeige beliebiger Listen. Beispiel:

• Anzeige aller Dokumente zu einer Akte
• Anzeige aller ausgegangenen Schriftsätze
• Anzeige aller hereingekommenen Schriftsätze
• Anzeige aller Neueingänge, die eine Arbeitsplatzassistentin eingegeben hat. (Voraussetzung Netzwerkversion)
• Anzeige von Gutachten und Stellungnahmen
• Anzeige der eigenen Kommentare
• Anzeige der Verweise auf Fundstellen
• Anzeige der Fristen der aktuellen Akte

Die Übersichtslisten selbst und die Auswahlkriterien sind auch hier wiederum definierbar.

Adressen, die mit einer Akte in Verbindung gesetzt werden, können mit Hilfe eines dynamischen Schlagwortsystems qualifiziert werden. Auf diese Weise können Kläger, Beklagte, Rechtsbeistände, Gutachter usw. festgelegt und identifiziert werden. Es lässt sich herausfinden, welche Person an welchem Vorgang in welcher Funktion beteiligt ist.

Das Kontaktmanager-Modul protokolliert alle wichtigen stattgefundenen Kontakte und informiert sie durch nach Priorität sortierte Listen darüber, mit welchen Personen Sie in welcher Angelegenheit Kontakt aufnehmen müssen.

Schnittstelle zu MS Office

Aus allen Tabellen lassen sich Schnellübersichten z.B. ins ExCel-Format exportieren und/oder ausdrucken bzw. mailen. Externe Dokumente können prinzipiell in jedem Format integriert werden: TXT, PDF, RTF, DOC, HTML usw. Damit werden Informationen, die Sie von Kollegen, von Gutachtern, von Klägern usw. erhalten, in das Dokumentenmanagementsystem integriert. Mit Hilfe von EasyTask ist eine Integration von askSam-Dokumenten möglich. Das bedeutet, dass Sie aus einer Notiz, die Sie beispielsweise zu einer Akte oder zu einem spezifischen Dokument aus der Akte gemacht haben, per Knopfdruck sofort ein vordefiniertes Dokument in askSam öffnen können. Hierbei wird das Dokument von dem gewohnten askSam-UserInterface angezeigt. Damit ist die Integration aller Arbeitstechniken von askSam möglich.

Über die Component Object Model Schnittstelle übergibt DL DMS Daten an Word. Damit werden beim erzeugen neuer Dokumente bestimmte Daten automatisch übergeben und an die richtige Stelle positioniert. Hierzu gehören: Adresse, Anrede, Betreff, Ihr Zeichen, unser Zeichen. Damit Dokumente nur an dem vom System vorgegebenen Orten gespeichert werden können und damit auffindbar bleiben, werden etliche Menüfunktionen von Word deaktiviert, so beispielsweise der Menüpunkt "Speichern unter".

Automatische Aktenzeichenverwaltung

Bei Kommunikationsprozessen mit verschiedenen Kommunikationspartnern in Bezug auf einen Vorgang, hat jeder Partner eigene Geschäfts- bzw. Aktenzeichen. DL DMS ordnet die Geschäfts- bzw. Aktenzeichen richtig zu und generiert sie automatisch für den Schriftverkehr.

Integration als permanente Herausforderung

Arbeitswissenschaftler verfolgen und beschreiben den Wandel der Arbeitstechniken. Unbestritten ist die Tatsache, dass Arbeitstechniken einem permanenten Wandel unterworfen sind. Ebenfalls unbestritten ist die Tatsache, dass Veränderungsprozesse zunehmend schneller ablaufen. Unser Aufgabengebiet besteht darin, für die berufliche Integration blinder Menschen zu sorgen, indem wir technische Veränderungen an vorderster Front verfolgen, und die berufliche Integration durch die Entwicklung und den Einsatz von High Tech gewährleisten. Es geht um: