DL Kontaktmanager

Ein modernes System für die Repräsentation von Arbeitsprozessen für Berufe, in denen Kommunikation im Vordergrund steht

Warum die Organisation von Daten mit Hilfe von Verzeichnissen nicht funktioniert?

Arbeitswissenschaftler konstatieren seit vielen Jahren ein stetiges Anwachsen der Umschlagsgeschwindigkeit von Informationen. Allgemein spricht man von einer immer schnelllebiger werdenden Zeit. Die Produktzyklen werden kürzer und zugleich steigt die Informationsmenge. Hat es ein Blinder in seinem Beruf mit wenigen hundert Dokumenten zu tun, kann er sich möglicherweise noch merken, in welchem Verzeichnis er einen Text abgespeichert hat. Die relativ kleine Datenmenge lässt sich zur Not noch händisch durchsuchen, wobei das aus heutiger Sicht bereits als nicht wettbewerbsfähig eingestuft werden muss.

Die Verzeichnisstruktur ist monohierarchisch. Um ein Dokument abzulegen, muss man sich für einen Verzeichnisast, für einen Unterast usw. entscheiden. Mit jeder Entscheidung für eine Verzweigung entscheidet man sich aber implizit gegen andere Verzeichnisäste, in welches ein Dokument ggf. aber auch passen könnte. Das monohierarchische Verzeichnissystem ist an materielle Ablagesysteme angelehnt.

Ein Dokument in Papierform kann man nur an einem einzigen Ort ablegen.
Ein Ordner oder eine Schachtel mit Schriftgut kann man ebenfalls nur in einem einzigen Regalbrett ablegen.

Somit hat man bei einem materiellen Ablagesystem und bei einem verzeichnisbasierten Ablagesystem das Problem, dass man wissen muss, wo sich ein Dokument befindet, um es aufrufen zu können.

Das menschliche Gehirn arbeitet nicht monohierarchisch. Vielmehr kategriert › enn ein Objekt, wie beispielsweise ein Dokument mit vielen verschiedenen Merkmalen und Dimensionen vernetzt in Verbindung gebracht werden. Für eine sachgerechte Ablage braucht es daher ein System, welches Dokumente multidimensional vernetzt und damit die Möglichkeit bietet, sie unter verschiedenen Gesichtspunkten abzulegen und/oder zu finden. Um derartige Ablage- und Zugriffsmöglichkeiten zu erreichen, wurden die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) entwickelt.

Für ein DMS spielt es keine Rolle, wo ein Dokument physisch abgelegt ist.
Ein DMS bietet einen sachbezogenen Zugriff auf Dokumente.
Man sucht in einem Archiv dementsprechend nach Themen und Merkmalen und nicht nach Ablageorten. Die gefundenen Dokumente können nach unterschiedlichen Vorgaben aufgelistet werden, d.h. man kann definieren, welche Teile der Dokumente in Listen erscheinen sollen.

All diese Funktionen sind mit einer verzeichnisorientierten Arbeitsweise nicht möglich.

Durch den Einsatz der EDV können Strukturen erzeugt und abgebildet werden, die mit materiellen Ordnungssystemen nicht realisierbar sind. Soll ein Blinder in einem modernen Büro wettbewerbsfähig arbeiten und auf eine große Datenbasis zugreifen, ist ein verzeichnisbasiertes Arbeiten mit Textverarbeitungsdokumenten in der heutigen Zeit nicht mehr realistisch. Ein weiteres Problem der Arbeit mit vielen isolierten Textverarbeitungsdokumenten besteht darin, dass kein Bezug zwischen zusammen gehörenden Dokumenten hergestellt werden kann. Ein Gutachten beispielsweise müsste, um sachlich richtig eingeordnet zu werden, mit verschiedenen Ankerpunkten in Verbindung gebracht werden. Da ist z.B. der Gutachter oder es sind die Gutachter. Es gibt möglicherweise einen Bezug auf eine bestimmte Person, für die das Gutachten erstellt wurde und es gibt einen Auftraggeber. Dann gibt es möglicherweise einen bestimmten Vorgang bzw. einen bestimmten Fall, in dessen Rahmen das Gutachten nötig wurde.

Mit isolierten Dokumenten zu arbeiten ist in der heutigen Zeit bei der enormen Informationsflut nicht mehr möglich. Ein Sehender kann sich in bestimmten Arbeitssituationen, z.B. in einer beratenden Tätigkeit notfalls noch mit Ordnern und Hängeregistermappen organisieren und Dokumente klientenbezogen ablegen. Ein Blinder hat demgegenüber keine Chance.

Unser Lösungsansatz

Um als Blinder unter heutigen beruflichen Anforderungen wettbewerbsfähig arbeiten zu können, ist es mit dem Einsatz eines Screenreaders und einer Braillezeile nicht mehr getan. Die Anforderungen sind erheblich gestiegen. Vielmehr werden Softwarekomponenten benötigt, durch die Arbeitsprozesse nachgebildet und unterstützt werden. Informationen, die zusammen gehören, seien es Kontaktdaten oder Dokumente müssen von der Software in einen sinnvollen Zusammenhang gebracht werden. Ohne die Abbildung der Zusammenhänge entstehen zwangsläufig ineffiziente Suchvorgänge. Der Arbeitsprozess, der sog. Work Flow muss von der Software repräsentiert werden, damit sich der Anwender auf seine Arbeit konzentriert und nicht Zeit mit Suchen vergeudet. Ohne derartige Werkzeuge würde der Arbeitsprozess, dem eines Sachbearbeiters gleichen, der sein Büro wegen jedem einzelnen Schriftstück verlässt, um es im Keller in der Registratur zu suchen. Erst wenn er alles beisammen hat, kann er anfangen, einen Vorgang zu bearbeiten. Danach geht er wieder ins Archiv und legt alle Schriftsätze einzeln und verstreut ab.

Mit DL Kontaktmanager haben wir ein System entwickelt, welches zwei grundlegende Anforderungen erfüllt:

Das System generiert sinnvolle Zusammenhänge zwischen Informationen und bildet Arbeitsabläufe ab, wodurch sich der blinde Anwender auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann.
Die Bedienoberfläche enthält eine Vielzahl speziell für Blinde entwickelter Funktionen, die ein von verschiedenen Screenreadern unabhängiges, effizientes Arbeiten ermöglichen.

Diese besonderen Optimierungen des Userinterfaces haben ausschließlich Vorteile für Blinde und keinerlei Nachteile für Sehende.

Zu diesem Thema gibt es ein gesondertes Informationsblatt.

Zu den Einsatzbereichen des DL Kontaktmanagers gehören beratende Tätigkeiten, Öffentlichkeitsarbeit und organisatorische Tätigkeiten.

Die Funktionalität

Der DL Kontaktmanager beinhaltet eine exzellente Adressverwaltung.

Das System

verwaltet Kontakte,
protokolliert stattgefundene Aktivitäten,
hält geplante Aktivitäten in der Übersicht,
erinnert an Termine und verwaltet Korrespondenz.

Alle Module sind konfigurierbar und durch eigene Felder erweiterbar. Das System kann über ein Tapi-Modul an Telefone oder Telefonanlagen angekoppelt werden. Das Userinterface ist absolut barrierefrei gestaltet und enthält eine Vielzahl von Funktionen, die es in Standardsoftware nicht gibt.

Die Adressverwaltung

Die Adressverwaltung verfügt über Routinen, die für den Aufbau konsistenter Datenbestände sorgen. Hierzu gehören beispielsweise Duplizitätsprüfung, Protokollierung von Adressänderungen und Funktionen, die automatisch darauf aufmerksam machen, dass bestimmte Kontaktdaten fehlen. Wenn man beispielsweise mit einer Person telefoniert, die in der Adressverwaltung erfasst ist, kann der Kontaktmanager Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie keine E-Mail-Adresse Ihres Gesprächspartners haben. Sie können dann gleich im Gespräch danach fragen.

Alle Kontakte lassen sich über ein dynamisches Schlagwortsystem qualifizieren. Damit lassen sich präzise Zielgruppen bilden. Zu allen Personen lassen sich beliebige Zusatzinformationen verwalten. Wenn Sie etwa eine beratende Tätigkeit innehaben, können Sie für Sie wichtige Informationen zu Ihren Klienten speichern, wie z.B. Berufsausbildung, Berufsstatus, Informationen über etwaige Behinderungen usw. Die persönlichen Informationen lassen sich zu Profilen auswerten.

Zu jeder Person lassen sich Notizen und Dokumente in Beziehung setzen. Damit haben Sie exakten Überblick darüber:

mit wem Sie wann und über was gesprochen haben,
wem Sie wann welche Unterlagen haben zukommen lassen oder von wem Sie welche Unterlagen erhalten haben.

Kommunikationsprozesse werden in unterschiedliche Kategorien eingeteilt. Es gibt beispielsweise Telefonnotizen, Gesprächsvorbereitungen, Gesprächsauswertungen, u.v.m. Sie können sich wahlweise alle Notizen zu einer Person anzeigen lassen, oder nur Notizen zu einem bestimmten Thema. Übersichtslisten, die nach Priorität sortiert sind oder solche, die Ihnen nur ausgegangene oder hereingekommene Korrespondenz anzeigen sind Standard.

Wiedervorlage und Terminverwaltung

Der Kontaktmanager beinhaltet eine allgemeine oder themenbezogene Wiedervorlage. Mit der themenbezogenen Wiedervorlage können sie sich beispielsweise nur diejenigen Vorgänge anzeigen lassen, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen. Mit der Terminverwaltung haben sie alle Ihre Aktivitäten im Überblick. Alle Notizen und Dokumente lassen sich Terminen zuordnen. Damit haben Sie alle nötigen Informationen im Zugriff, wenn Sie einen Termin wahrnehmen.

DL Kontaktmanager ist für die Zusammenarbeit mit Arbeitsplatzassistenten ausgelegt. Aufgaben und Notizen können gezielt für eine bestimmte Person hinterlegt werden. Genau so können Sie sich nur Notizen auflisten lassen, die von einer bestimmten Person stammen. Alle Notizen und Dokumente können über ein eigenes dynamisches Schlagwortsystem kategorisiert werden. Damit lassen sich Gutachten, Stellungnahmen, Protokolle, Ideensammlungen usw. leicht voneinander unterscheiden und direkt aufrufen.

Verteilermodul

Selbstverständlich enthält der DL Kontaktmanager ein ausgefeiltes Verteilermodul. Damit können Sie Ihre Klienten und Kommunikationspartner zielgruppengenau mit bestimmten Informationen versorgen. Jede Person lässt sich in beliebig viele Verteiler aufnehmen, wobei Sie zu jedem Verteiler gesondert angeben können, in welcher Form die Informationen verschickt werden sollen, beispielsweise in welcher Sprache oder in welcher Medienform, CD, Ausdruck oder E-Mail.

Signalisierung des Anrufers mit Tapi

Das Tapi-Modul signalisiert Ihnen den Namen der Anrufer über Sprachausgabe oder über die Braillezeile. Nicht erledigte to-do-Einträge signalisiert der DL Kontaktmanager automatisch. Das System erinnert Sie damit an Dinge, die Sie Ihrem Gesprächspartner sagen oder die Sie ihn fragen wollten.

Schnittstelle zu MS Office

Aus allen Tabellen lassen sich Schnellübersichten z.B. ins ExCel-Format exportieren und/oder ausdrucken bzw. mailen. Externe Dokumente können prinzipiell in jedem Format integriert werden: TXT, PDF, RTF, DOC, HTML usw. Mit Hilfe von EasyTask ist eine Integration von askSam-Dokumenten möglich. Das bedeutet, dass Sie aus einer Notiz, die Sie beispielsweise zu einem Klienten gemacht haben, per Knopfdruck sofort ein vordefiniertes Dokument in askSam öffnen können. Hierbei wird das Dokument von dem gewohnten askSam-Userinterface angezeigt. Damit ist die Integration aller Arbeitstechniken von askSam möglich.

Über die Component Object Model Schnittstelle übergibt der Kontaktmanager Daten an Winword. Damit werden beim erzeugen neuer Dokumente bestimmte Daten automatisch übergeben und an die richtige Stelle positioniert. Hierzu gehören: Adresse, Anrede, Betreff, Ihr Zeichen, unser Zeichen. Damit Dokumente nur an dem vom System vorgegebenen Orten gespeichert werden können und damit auffindbar bleiben, werden etliche Menüfunktionen von Word deaktiviert, so beispielsweise der Menüpunkt "Speichern unter".

Automatische Aktenzeichenverwaltung

Bei Kommunikationsprozessen mit verschiedenen Kommunikationspartnern in Bezug auf einen Vorgang, hat jeder Partner eigene Geschäfts- bzw. Aktenzeichen. Der Kontaktmanager ordnet die Geschäfts- bzw. Aktenzeichen richtig zu und generiert sie automatisch für den Schriftverkehr.

Integration als permanente Herausforderung

Arbeitswissenschaftler verfolgen und beschreiben den Wandel der Arbeitstechniken. Unbestritten ist die Tatsache, dass Arbeitstechniken einem permanenten Wandel unterworfen sind. Ebenfalls unbestritten ist die Tatsache, dass Veränderungsprozesse zunehmend schneller ablaufen. Unser Aufgabengebiet besteht darin, für die berufliche Integration blinder Menschen zu sorgen, indem wir technische Veränderungen an vorderster Front verfolgen, und die berufliche Integration durch die Entwicklung und den Einsatz von High Tech gewährleisten.

Es geht um:

Integration durch Innovation